Zwei Seiten einer Medaille

Der Weg hin zur papierlosen Firma bzw. einem papierarmen Unternehmen erfordert ein starkes Mindset, darauf bin ich ja bereits in meinem Blogbeitrag „Die paperlose Firma“ eingegangen. Dich mit Apps wie Evernote oder OneNote auseinanderzusetzen ist daher ein erster konsequenter Schritt in diese Richtung.

Wenn du dich im Privaten schon einmal mit der Materie der digitalen Notizbücher auseinandersetzt kannst du dein Mindset, als Gründer, Unternehmer oder einfach engagierter Nutzer besser fokussieren und ausrichten. Du bist für die Dinge, die da kommen, besser gewappnet.

Ursprung

Im Privaten stand ich bis 2014 an dem Punkt, dass ich zu viele Dokumente, Quittungen, Rechnungen, wichtige und noch wichtigere Unterlagen in Hängeregistraturen und Schränken verwaltet habe und nach Auswegen gegen die Papierflut suchte. Persönliche Schätze, wie Unterlagen vom Hausbau, Anschaffungsbelege hochwertiger Sportgeräte, simple Quittungen von Elektro-Kleingeräten, Notizen aus der Studienzeit… All das präsentierte sich sauber in Ordnern und Mappen sortiert. Gut wegsortiert, aber schlecht zu nutzen.

Und dann hast du solche Tage.

Du suchst die Quittung von einem defekten Gerät, weil du prüfen willst, ob du noch das Glück hast und Garantieansprüche wahrnehmen kannst und bist dir ziemlich, sogar sehr sicher, dass besagtes Gerät nicht älter als ein halbes Jahr ist. Du schlägst zielsicher die entsprechende Hängeregistermappe oder den Ordner „Quittungen Privat 2017“ auf und garantiert ist der begehrte Kaufbeleg dann entweder in der Mappe aus dem Jahr 2016 oder wenn es ganz hart kommt durchsuchst du „2016“, um dann festzustellen, dass er doch in „2017“ liegt.

Microsoft OneNote

Eine erste Abhilfe bietet dir Microsoft OneNote. Das Programm findest du heutzutage (Stand 2017) gratis in den bekannten App-Stores, siehe auch hier www.onenote.com. Mit dem Office Paket von Microsoft wird OneNote als Premium-Version ausgeliefert.

OneNote ist schon eine gefühlte Ewigkeit am Markt. Microsoft setzt auf eine klassische Baumstruktur und orientiert sich vom Design her an klassischen Notizbüchern.. Hier kannst du beliebig viele Notizbücher mit vielen verschiedenfarbigen Ebenen in Form von Registerreitern anlegen.

Jede Ebene kannst Du nahezu unbegrenzt mit eigene Notizseiten befüllen. Die Seiten sind nahezu formatlos und du kannst sie dir am ehesten als elektronische Tapetenrolle vorstellen. Auf denen du dann nach Belieben deine Dokumente, Dateien, Web Clips, Bilder und vieles mehr ablegen kannst.

Die Demoseiten und Tipps reichen absolut aus, um sich gut in dem Programm zurecht zu finden und deine ersten Notizbücher zu erstellen. In seiner neuesten Version setzt Microsoft noch mehr auf die Eingabe per Stift am Microsoft Surface.

Komischerweise habe ich OneNote schon seit etlichen Jahren für einzelne Projekte als Notizbuch im Einsatz, ohne dass es mir in dem Sinn gekommen wäre, aus OneNote auch ein persönliches Archivierungssystem zu machen. Das mag sicher auch daran liegen, dass vergangene Versionen von der Hardware sehr viel, häufig zu viel Performance und Leistung erwartet haben. Verlässlichkeit, die gewünschten Notizen jederzeit abrufen zu können, war damit nicht immer gegeben. Diese Probleme gehören nun aber der Vergangenheit an.

Vielleicht aber grade auch, weil ich OneNote schon so lange im Einsatz habe, ist es mir nicht als erstes Programm für ein Ablagesystem in den Sinn gekommen. Zu etwas animiert OneNote nämlich wenig bis gar nicht und das ist das Anlegen einer festen Struktur. Seine große Stärke, die flexible Gestaltung von Seiten innerhalb der Reitern und Notizbücher, ist nicht unbedingt ein Feature der Ordnung, denn Fläche hast du ohne Ende, wie bei dem sprichwörtlichen Fass ohne Boden.

Evernote

Ganz anders präsentiert sich nun Evernote, siehe auch evernote.com.

In Evernote organisierst du deine Inhalte ebenfalls in individuellen Notizbüchern. Am Mac sind diese sogar auch optisch als solche dargestellt. Diese Notizbücher kannst du dann in sogenannte Stapel bündeln. Mehr Hierarchie gibt es nicht.

Jedes Dokument, jede Quittung, jede Datei wird als einzelne Seite in den Notizbüchern angelegt. D.h. in Evernote definiert sich der Umfang einer Seite über den aufzunehmenden Inhalt. Du scannst z.B. einen Tankbeleg und der Tankbeleg ist dann eine Seite. Du sendest z.B. eine Mail nach Evernote zum archivieren und die Mail ist dann samt Anlagen eine Seite.

Die Sortierung der Seiten innerhalb der Evernote-Notizbücher erfolgt chronologisch. OneNote geht hier suptiler vor und erstellt die Seite dort wo dein Mauszeiger sich befindet (vgl. Zeilen, Zellen und Spalten in Excel).

Strukturell gestalten sich die Notizbuchstrukturen der beiden Protagonisten dann wie folgt:

Stärken und Schwächen

Microsoft OneNote

+ zusätzliche Reiter-Ebene
+ zahlreiche Importschnittstellen aus für Webseiten
+ volle Integration in die Office-Familie
+ volle Integration der Stifte in die Bedienbarkeit
+ handschriftliche Notizen auf Surface, Mobiles und Convertibles
+ Vollindexsuche
+ teamfähig

– einfaches Löschen von Inhalten (der Inhalt der Notiz hat nur Entwurfscharakter)
– unübersichtliche Seiten
– keine Verschlagwortung
– Speicherung auf OneDrive in den USA (nur OneDrive Business speichert innerhalb der EU)

Evernote

+ Verschlagwortung
+ Add-ons für viele Anwendungen und Web Clipper
+ exakt definierte Seiten
+ eine hervorragende Vollindexsuche
+ Speicherung offline lokal
+ optimale Scannereinbindung
+ teamfähig

– lange unübersichtliche Auflistung der Seiten
– Ergänzungen zu Seiten und Notizen werden als neues Dokument an
– keine handschriftlichen Notizen auf Convertibles mit Windows Betriebssystem
– Speicherung online in den USA

Fazit

Microsoft OneNote ist für mich die „Eierlegendewollmilchsau“. Es hat viele Verknüpfungen, ist leicht zu bedienen, bindet hervorragend Surface-Stift und Apple Pencil ein, einfach ein tolles Notizsystem. Die zusätzliche Registerreiter-Ebene kommt (ehemaligen, aber auch nicht ehemaligen) Windowsnutzern sehr entgegen. Unterstützt es doch das Denken in klassischen Ordnerstrukturen. Und doch hat es diesen Hang zur Unordnung vergleichbar mit einem vollgeschriebenen Whiteboard, was bei mir immer wieder ein Gefühl von Unruhe und eben Unordnung auslöst.

Evernote hingegen ist exakt, sauber und klar strukturiert. In seiner Pro- oder Business-Version ist es zwar kostenpflichtig, aber für Hängeregister und Ordner musste ich in der Vergangenheit auch bezahlen. Evernote legt den Schwerpunkt auf Archivierung und Sammlung und hier ist es für mich unschlagbar. Wenn ich heute eine Quittung suche, wühle ich mich nicht durch Ordner oder Listen. Suchbegriff in die Volltextsuche eingegeben und „gefunden“.

Meine Nutzung gestaltet sich daher auch dem entsprechend. In Evernote archiviere ich nahezu alles, was sich scannen oder mit dem Smartphone über Fotos oder Scan-Apps (z.B. Scannable) dokumentieren lässt. OneNote ist meine erste Wahl bei Projektplanung, zum Skizzieren oder in der Kundenberatung als elektronischer Notizblock und Hilfsmittel zur Visualisierung.

Bist du also mehr der visuelle Typ, der ein Tool für die Projektarbeit, schnelle Notizen und/oder Skizzen beim Kunden sucht, dann wirst du in OneNote einen hervorragenden Ersatz für deine Notizbücher finden.

Ist dein Ziel das papierlose Arbeitszimmer / Büro / Firma, dann ist Evernote die passende Wahl.

Das Tolle ist, letztlich schließen sich beide Programme nicht aus, sondern du kannst sie parallel nach deinem Gusto einsetzen.