Ein Mythos oder eine reale Chance für dich etwas zu ändern?

Gegenwart – Heute Vormittag kam ein Kunde in das Mackenstedter Büro meiner Firma, der VGH Vertretung Marko Kleinert e.K. und war irritiert. Auf meinem Schreibtisch lagen keine Hängeregistermappen oder sonstige Zettel wie für gewöhnlich herum.

Bei dem letzten Besuch meines Kunden (2014) lagen dort gewöhnlich bis zu 15 Kunden-Hängeregister-Mappen, die in irgendeiner Form von mir parallel bearbeitet wurden.

Ist dein Schreibtisch auch regelmäßig überladen und/oder verwaltet dein Büro noch stapelweise Aktenordner oder gar mittelgroße Aktenberge? Lese dir dann bitte die nachfolgenden Schritte durch, um zu erfahren, wie wir diese Metamorphose vollzogen haben.

Durch diese 4 Schritte wird Papier in deiner Firma obsolet.

Vorweggeschickt!

Versuche wie ein Schachspieler deine Züge einschließlich ihrer Auswirkungen und Konsequenzen vorauszusehen. Zu leicht können dir bei der Umsetzung Fehler unterlaufen, weil du die Konsequenzen nicht bedacht hast. Auch wir haben dazu lernen dürfen und manche Schritte zweimal gemacht.

Tipp: Warte daher mit dem Schreddern der alten Papierunterlagen bis zuletzt. So Kosten dich Fehler in der Umsetzung schlimmstenfalls „nur“ Zeit.

Positiver Nebeneffekt!

Dir wird auffallen, dass deine Akten noch ungenutzte Ansätze und großartiges Potential mit Nutzen für dich und deine Kunden bergen. Welchen du in echten Umsatz umwandeln kannst.

1. Schritt – Erstellung von Ablaufplänen und Beschreibung von Workflows

Mit der Umstellung auf das papierlose Büro greifst du tief in die Ablauforganisation deiner Firma ein.

• Verliere nicht den Überblick.
• Skizziere den Workflow.
• Halte Änderungen nachvollziehbar fest.
• Stelle die Steps regelmäßig allen Beteiligten vor.
• Deine Mitarbeiter müssen dir folgen können.

Für das Skizzieren der Abläufe empfehle ich dir Microsoft Visio*. Du wirst sicher auch schon den ein oder anderen Ablaufplan und dessen Symbolik gesehen haben, ansonsten schaue kurz in Wikipedia unter Programmablaufplan. Das Programm ist leicht und ohne tiefere Vorkenntnisse nahezu intuitiv zu bedienen. Meine Büroleiterin hat sich sofort in dem Programm wiedergefunden.

Die Skizzen und Arbeitsabläufe lassen sich hervorragend in ein Qualitätsmanagementsystem integrieren. Im Team haben wir uns hier für die Firma Modell-Aachen GmbH mit dem Programm Q-Wiki entschieden. Es ist übersichtlich aufgebaut und Änderungen werden bei Q-Wiki sogar revisionssicher mit Abstimmung und Freigabe dokumentiert.

Aber Achtung!

Die Beschreibung eines Betriebes in Prozessen und Abläufen führt dich ganz schnell zu neuen Erkenntnissen und vielen tollen Ideen. Wir mussten unseren Enthusiasmus wirklich stark bremsen und aufpassen, dass wir uns nicht in der Theorie verlieren. Daher bitte unbedingt den Aufbau einer Qualitätssteuerung als langfristige Maßnahme und paralleles Projekt zum Papierlosen Büro etablieren. Auf Q-Wiki und Microsoft Visio werde ich sicher noch in einer gesonderten Folge eingehen.

Als Unternehmer hast du darüber hinaus auch noch gesetzliche Aufbewahrungsfristen von Papier-Dokumenten gegenüber dem Finanzamt zu wahren. Näheres zu diesen Fristen erfährst du auf Aufbewahrungsfristen.org.

2. Schritt – Bestandsanalyse am Beispiel der Kundenakten

Mache als erstes eine Bestandsanalyse deiner Akten. Gewichte sie nach möglichem Potential und überlege dir ernsthaft und möglichst objektiv, ob sie nachhaltig noch weiteren Nutzen für dich haben. Das Pareto-Prinzip kann dir bei der Bewertung deiner Kundenakten ein sehr guter und objektiver Freund sein.

Prüfe!

Sind sie es zukünftig noch Wert ein weiteres Mal in die Hand genommen zu werden.

Wir haben uns erstmal die Menge der Kundenakten vollständig bewusstgemacht. Diese lagen uns in drei verschiedenen Aufbewahrungssystemen nach Kundengröße gruppiert vor.

1. 65 % der rund 1.500 Kunden wurden in diversen Hängeregistraturschränken abgelegt,
2. 30 % Einvertragskunden wurden in Leitz-Ordnern mit alphabetischem Register verwaltet
3. 5 % Großkunden in Leitz-Ordnern und zusätzlichen Sammlern organisiert.

Zusätzlich hatten wir Kunden-Schriftverkehr in klassischen Datei-Ordnern in Excel, Word und Co. gespeichert und „vergessen“. Der Nutzen einer Datei, ob im Explorer (Windows) oder Finder (Mac) gespeichert, hat sicher den gleichen Stellenwert einer Seite in der klassischen Kundenakte.

3. Schritt – Einsatz einer digitalen Ablage.

Für minimale Papiermengen kann dir ein Mobilscanner wie den Canon P-215* reichen. Per Plug and Play hast du in Verbindung mit einem Notebook oder PC schon einen fertigen Scanplatz. Alternativ können sogar mobile Scanlösungen auf dem Smartphone ein Werkzeug darstellen. Hier sei exemplarisch die iPhone-App Scannable genannt. Die Qualität dieser „Scans“ beeindruckt immer wieder und ist für Quittungen eine tolle Lösung.

Bei unseren Papiermengen war der P-215 eine klassische Schnellschuss-Investition und so haben wir uns gleich ein paar Klassen oberhalb orientiert. Eine klare Empfehlung kann ich dir für den bzw. die Fujitsu Scansnap iX500* Scanner aussprechen. Wir haben aktuell zwei iX500 im Einsatz.

Über den Fujitsu Scansnap bin ich auf das Programm Evernote gestoßen. Siehe hierzu auch den detailierteren Artikel OneNote oder Evernote. Evernote bewegt sich ganz klar oberhalb von selbstgestrickten Ordnerlösungen auf Netzwerk- oder Cloudlaufwerken. Die Entwickler haben sich nachvollziehbar mit der Dokumentenverwaltung auseinandergesetzt und bieten sogar Teamlösungen an.

Fange daher auf keinen Fall, mit Netzlaufwerkordner oder Cloudspeichern als Ablageort an. Das schafft mehr Probleme, als es löst. Deine Daten gehören entweder in Apps wie Evernote oder gleich in ein richtiges CRM (Customer-Relationship-Management) gespeichert.

Mit Insightly oder 1-CRM kann ich dir dann auch gleich zwei durchdachte Lösungen für fast jede Gewerbesparte empfehlen. Wir haben beide CRM getestet und würden sicher eins der beiden Systeme einsetzen, wenn nicht der Datenschutz in meiner Branche so sensibel zu berücksichtigen wäre.

Kundendatenschutz ist nunmal in der Versicherung ein ganz besonderes Augenmerk und daher haben wir uns letztlich doch für ein individuell gebautes Branchensystem mit entsprechender Zertifizierung und garantierter Datenspeicherung nur in Deutschland entschieden. Solltest du also aus dem Versicherungsbereich stammen, kannst du mich gerne kontaktieren und ich stelle den Kontakt zu unserem CRM-Fullservice-Dienstleister mit exzellentem Service her.

4. Schritt – Technik statt Papier

Mit dem iPad Mini von Apple und einem Stylus von Bamboo hast du ein gutes Beginner-Bundle als Umsteiger. In Verbindung mit der App GoodNotes, kannst du schon einmal getrost auf Schreibblock und Journal verzichten. Toppen kannst du das iPad mini noch durch das iPad Pro (9,7“ oder 10,5“), welches ich aktuell in Verbindung mit dem Apple Pencil* einsetze. Der Apple Pencil ist einfach noch präziser beim Skizzieren von Schaubildern und Lageplänen. Darüber hinaus hat Apple für das iPad Pro auch eine Tastatur im Warenkorb.

Wem Windows Geräte mehr liegen oder wer für sein Business spezielle Windows Programme benötigt, der hat mit den aktuellen Convertibles eine gute Möglichkeit auf Papier und Bleistift zu verzichten. Empfehlen kann ich dir hier das Microsoft Surface Pro 4* (ein elektronischer Stift wird gleich mit geliefert). Das Surface hat mein Apple Mac Book Pro komplett überflüssig gemacht und nach Ebay verbannt.

Leider gibt es aber immer noch nicht die berühmte „Eierlegendewollmilchsau“. Ich arbeite daher zurzeit mit einem Fujitsu Ultrabook, dem Surface Pro 4 und dem iPad Pro 9,7“ in unterschiedlichen Kombinationen je nach Arbeitseinsatz.

„Ich denke hierauf werde ich auch noch einmal gesondert eingehen.“

Ist-Stand 2017

Vertrieb, auch die vertriebliche Kommunikation der Mitarbeiter untereinander läuft nun über das CRM und unser Betrieb wird mehr und mehr über Q-Wiki organisiert. Die Trennung von Vertrieb und Betrieb ist sauber vollzogen und für alle im Unternehmen nachvollziehbar. Sowohl das CRM, als auch das Q-Wiki werden laufend an die Änderungen in unserem Ablaufsystem, nach unseren Wünschen angepasst, weil sich auch die Anforderungen an uns immer wieder ändern. Investiere daher lieber nicht in ein Standard-08/15 Programm, sondern erkundige dich auch nach der Perspektive und den kommenden Highlights deines CRM-Programmes..

Papierlos sind wir dennoch noch nicht geworden. Mit der Übernahme der zweiten Agentur noch einmal so viele Akten hinzugekommen sind. Aber, mit den gemachten Erfahrungen und den neuen technischen Möglichkeiten können wir heute ganz anders mit diesen Papiermengen umgehen und auch die Potentiale aus diesem Kundenbestand heben.

Fazit!

Klares Votum für die Umstellung deines Unternehmens auf den papierlosen Betrieb. Selbst wenn Du deine Firma auch „nur“ papierarm umgestellt bekommst, weil die Gestaltung einzelner Prozesse zu viel Energie kosten würden oder du vielleicht einzelne Dokumente auch als solche weiter nutzen willst. In der Summe wird es dich aber voranbringen, dir mehr Freiraum bieten und schlummernde Umsatzmöglichkeiten wecken.